Compliancemanagement

Compliant zijn voelt soms als brandjes blussen, elke dag weer. Telkens verrast worden door nieuwe onvoorziene gebeurtenissen. Met recht kunt u daar uitgeblust van raken. Terwijl u juist wil dat een vonkje enthousiasme bij collega’s wordt ontstoken tot een groot vuur.

Belangrijk hierbij is uw organisatie te helpen begrijpen wat er verwacht wordt, waarom compliance belangrijk is en hoe een individuele actie bijdraagt aan het grotere geheel. Daar hebben wij Makeonline voor ontwikkeld. 

Makeonline: compliance goed borgen

De softwaretool Makeonline biedt hulpmiddelen om op een praktische manier informatie aangeleverd te krijgen, taken uit te zetten in uw organisatie, risicoanalyses uit te voeren en auditrapportages vast te leggen en op te volgen. Makeonline automatiseert en faciliteert uw complianceproces. 

Makeonline The Movie! Met 3 minuten kijken weet u precies hoe het werkt! 

Onze ervaren adviseurs helpen bij het ontwikkelen van uw visie op compliance of het verbeteren daarvan, het management hierbij betrekken, het maken van keuzes en het creëren van draagvlak in uw organisatie. Regel uw zaken goed met Makeonline.

Wat betekent compliance precies?

Compliance kent geen exacte Nederlandse vertaling en is afgeleid van het Engelse werkwoord to comply (with): voldoen aan. Het betekent in dit geval dat een organisatie handelt volgens vigerende wet- en regelgeving. Ofwel, werkt ‘volgens het boekje’. Het klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het minder eenvoudig te realiseren.

Het gaat hier om verschillende regels: naast de wettelijke vereisten geldt het voor vergunningen, (ISO-)normen, maar ook voor interne regels en klantvereisten.

Compliancemanagement is de interne beheersing en/of het beheersingssysteem, dat een organisatie onder eigen verantwoordelijkheid opzet om te zorgen dat er wordt gewerkt in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving en overige verplichtingen.

Goed compliancemanagement verkleint bedrijfsrisico’s en vormt de basis voor een duurzame bedrijfsvoering.

Vereisten van goed compliancemanagement

De interne beheersing van alle taken, die voortkomen uit de wetten en regels, vallen of staan bij een goed opgezet systeem. Dit moet breed gedragen worden binnen de organisatie. Goed opgezet compliancemanagement zorgt voor duidelijkheid.

In de praktijk zijn er een aantal voorwaarden om compliancemanagement succesvol in te richten:

• Voldoen aan de scope (bijvoorbeeld milieu en externe veiligheid)
• Aantoonbaarheid (zowel intern als naar extern betrokkenen)
• Effectief ingericht
• Passend bij de organisatie
• Actueel
• Ondersteund door goede communicatie

6-stappen compliance-methodiek

Goed compliancemanagement vereist een goede structuur. Om onze klanten te helpen, hebben wij de 6-stappen compliance-methodiek ontwikkeld. De verbeterde versie van de Plan-Do-Check-Act-cyclus. Met onze aanpak en Makeonline heeft u meer grip en meer overzicht op uw complianceproces. Met meer efficiency. Door de gestructureerde werkwijze is duidelijk waar u moet beginnen en wat de volgende stappen zijn.

Het cyclisch karakter zorgt voor een continue verbetering van de bedrijfsprocessen. De aantoonbare vastlegging maakt dat auditors en handhavers vertrouwen hebben in de kwaliteit van uw (6 stappen-)aanpak.

Stap 1: Context en stakeholders
Uw bedrijf staat niet los van uw omgeving. Diverse krachtenvelden, zowel intern als extern, oefenen invloed uit op de keuzes de u maakt.
Weet u wie dit zijn? Weet u welke rol zij spelen in uw bedrijfsvoering?

Schakel KWA in voor:

• het opstellen van een interne en externe context-analyse
• het uitvoeren van een stakeholderanalyse met eisen en verwachtingen
• het inventariseren, organiseren en verbeteren van uw duurzaamheidsprestaties

Stap 2: Kansen, risico’s en verplichtingen
U weet met wie u te maken heeft. Maar alles goed regelen is een uitdaging. Begrijpt u wet- en regelgeving? Weet u wat u moet doen en wat u mag doen? Weet u waar uw kansen liggen en waar uw risico’s?

Schakel KWA in voor:

• het overzicht van al uw verplichtingen, zoals uw registerwet- en regelgeving, vergunningen en normen
• het bijhouden van wijzigingen, waaronder wet- en regelgeving
• het identificeren van kansen, zoals besparingen en efficiency
• het uitvoeren van uw risicoanalyses, waaronder de RI&E, veiligheid en milieu

Stap 3: Maatregelen en taken
U begrijpt welke zaken er geregeld moeten worden. Het begin is er. Maar weet u ook wat u moet doen en wie het gaat doen?

Schakel KWA in voor:

• het begrijpen van wet- en regelgeving
• het vertalen van uw verplichtingen naar (beheers)maatregelen
• het omzetten van de maatregelen naar bedrijfsspecifieke taken
• het uitvoeren van (compliance-)scans en gap-analyses
• het formuleren van doelstellingen en het opstellen van praktische verbeterprogramma’s

Stap 4: Aansturing en uitvoering
U heeft een goed overzicht van de taken en rolverdeling. De praktijk blijkt weerbarstiger. Iedereen is druk. Uw collega’s willen best helpen, maar komen er niet aan toe. Wat nu?

Schakel KWA in voor:

• de implementatie in de organisatie
• het bewaken van de planning
• de signaalfunctie op uitvoering van taken

Stap 5: Monitoring en prestaties
U en uw collega’s zijn actief bezig met de juiste dingen. Nu is alles geregeld. Maar worden hiermee ook uw doelen gehaald? Wat doet u met onverwachte zaken die uw strak georganiseerde proces verstoren?

Schakel KWA in voor:

• het uitvoeren en beoordelen van metingen en analyses
• het opstellen van registraties, zoals emissies, klachten, incidenten en afwijkingen
• het inrichten en uitvoeren van audits en inspecties
• het opstellen van praktische rapportages en prestatie-indicatoren

Stap 6: Verandering en bijsturing
Uw proces is ingeregeld en u bent voorbereid op onverwachte ontwikkelingen. Maar nu besluit uw bedrijf de organisatie te veranderen. Of de productie uit te breiden. Heeft u alles nog steeds onder controle?

Schakel KWA in voor:

• het inrichten en uitvoeren van Management of Change
• het opstellen van corrigerende maatregelen
• het opstellen van de directiebeoordeling

Makeonline: compliance goed borgen

Om het proces actief te ondersteunen hebben wij Makeonline ontwikkeld. Deze softwaretool biedt handige hulpmiddelen om op een praktische manier informatie aangeleverd te krijgen, taken uit te zetten in uw organisatie, risicoanalyses uit te voeren en auditrapportages vast te leggen en op te volgen.
Makeonline automatiseert en faciliteert het complianceproces.

Onze ervaren adviseurs helpen bij het ontwikkelen van uw visie op compliance of het verbeteren daarvan, het management hierbij betrekken, het maken van keuzes en het creëren van draagvlak in uw organisatie. Regel uw zaken goed met Makeonline.