Duurzame oplossingen in realisatieprojecten

Wie pakt welke rol om het resultaat te realiseren?

Een bedrijf met nieuwbouw- en renovatieplannen staat aan de vooravond van het realiseren van een aanzienlijk project. Daarbij ontstaan vragen als: Hebben we het project voldoende goed gespecificeerd? Met welk eindresultaat zijn we tevreden? Is de doorlooptijd realistisch? Is het budget voldoende en hoe beheersen we dat? Hebben we de juiste projectorganisatie?

Al deze aspecten komen vaak onder druk te staan, omdat in de regel pas laat wordt besloten tot de start en de opleverdatum liever wordt vervroegd.

Extra gecompliceerd wordt het wanneer duurzaamheid onderdeel moet zijn van het project, wat tegenwoordig meer regel dan uitzondering is. Het project moet een product van hoge kwaliteit opleveren tegen lage productiekosten (lage TCO). Dat betekent dus veel geautomatiseerd, laag energie- en waterverbruik, laag gebruik van grond- en hulpstoffen, optimale interne en externe logistiek en veilig voor mens en milieu.

Wordt aan deze zaken binnen het bedrijf op besluitniveau in het beginstadium geen aandacht (lees prioriteit) gegeven, dan is dit project een gemiste kans qua invulling van duurzaamheidsdoelstellingen. Want staat het project er eenmaal, gebaseerd op conventionele ontwerpgrondslagen en specificaties, dan zijn duurzame aanpassingen achteraf onbetaalbaar en daarmee kansloos.

Met projectafbakening en -specificaties kan men niet vroeg genoeg beginnen. In de praktijk zie je echter dat de klantwensen zich pas laat ontwikkelen en dat door budgeten tijdsdruk goedkope en conventionele oplossingen worden geïmplementeerd.

Wat is van belang om zo’n traject te laten slagen?

Elk project doorloopt verschillende besluitstadia, zogenaamde ‘gates’ (een bekende zienswijze, maar vaak veronachtzaamd). Je mag pas door de poort als alle doorlopen zaken voor 80% zijn geregeld en afgestemd. Is dit niet het geval? Je belandt in zogenaamde ‘terugkoppel-loops’, waarbij dingen opnieuw moeten, met herziening van alle aannames en berekeningen. Dit zet de doorlooptijd, de kosten en motivatie sterk onder druk. Kennis van zaken, keuzes goed kunnen onderbouwen en draagvlak creëren zijn dus noodzakelijk om een dergelijk traject te laten slagen.

Projectteam

Al deze facetten stellen hoge eisen aan de samenstelling van het projectteam: de juiste mensen moeten de juiste rollen vervullen. Primair bestaat dit uit de operationele inbreng van vakinhoudelijke kennis door specialisten, op verschillende momenten in het project. Nog belangrijker voor het welslagen is de meer tactische rol binnen het project, waarmee de planning en beslismomenten over het geheel van het project worden bereikt. De uitvoerders van deze rol definiëren de voorwaarden voor de ‘gates’ en bewaken deze. Veelal wordt deze rol goed opgepakt door het formeren van een bouwteam met verschillende disciplines.

Belangrijk hierbij is dat binnen dit bouwteam mensen met een bredere kijk dan het eigen vakgebied (helicopterview) deelnemen, zonder dat de inhoudelijke kennis overboord wordt gegooid.

Overzicht

Tenslotte is het belangrijk om op gezette tijden even van een afstand naar het project te kijken. Het bouwteam is inhoudelijk druk bezig om binnen de projectdefinitie en randvoorwaarden het project uit te voeren. Dus is het essentieel om tijdens het project steeds weer de strategische vragen te stellen: Doen we wel de juiste dingen? Welke consequenties hebben keuzes en scoopwijzigingen binnen het project voor het geheel van het bedrijf? Deze rol ligt vaak bij de directie of een kernteam.

De verschillende rollen en inbreng binnen realisatieprojecten komen we als KWA binnen onze advisering veelvuldig tegen.

Bekijk ook: