LEAN & MEAN veiligheidsbeheerssysteem voor Brzo-inrichting

Met ondersteuning van KWA heeft Zenith Energy Amsterdam haar VBS van een onoverzichtelijk systeem met een veelvoud aan procedures, gereduceerd en verbeterd naar een overzichtelijk systeem mét inbegrip van de PDCA-cyclus.

Zenith Energy Amsterdam Terminal is een inrichting voor de opslag en overslag en het behandelen van ruim 1 miljoen ton aan brandbare vloeistoffen. Gelet op deze hoeveelheden is de terminal een Brzo-inrichting.

Zenith Energy heeft de terminal in 2016 overgenomen van de vorige eigenaar. In het verleden werden er door de toenmalige moederorganisatie een groot aantal corporate guide lines, procedures en werkwijzen opgelegd, wat tot een woud aan documenten leidde.

Veilig en milieuverantwoord
Al deze werkwijzen moeten feitelijk zeker stellen dat medewerkers op een veilige én milieuverantwoordelijke wijze hun werkzaamheden uitvoeren. In totaal maakten er in 2016 ruim 270 documenten onderdeel uit van het veiligheidsbeheerssysteem. Ook werd aanvulling gegeven aan de vereisten uit ISO-normen, VBS (volgens Brzo) en het toenmalige interne managementsysteem.

Door de omvangrijke hoeveelheid aan documenten en onderliggende normen leek het méér op een papierensysteem, waarin alles tot in detail werd beschreven. Het systeem voldeed gewoon noch aan interne voorwaarden, noch aan de normen van de tijd.

“Wij wilden naar een systeem met 1) één eenduidige basis waarbij 2) de output van registraties het feitelijke bewijs van uitgevoerde handelingen is. Dit in tegenstelling tot procedures met een (detail)beschrijving om uitleg te geven aan uitvoering en registraties“, aldus Nora Pitz.

Stapsgewijze aanpak
De Brzo 2015-wetgeving (waaronder Seveso III bijlage 3) werd gekozen als hierin bepalend. Samen met een adviseur van KWA Bedrijfsadviseurs is overeenkomstig PGS 6 ‘Aanwijzing voor de implementatie voor Brzo 2015’, met als basis een herkenbaar Pbzo-document, uitgewerkt welke werkwijzen en verplichtingen relevant zijn voor het veiligheidsbeheersysteem. Vervolgens is vastgesteld welke huidige werkwijzen uitvoering geven aan de verplichtingen. Samen met de proceseigenaren zijn hun werkwijzen doorgenomen en waar nodig geactualiseerd. Hiermee kon een veiligheidsbeheerssysteem worden opgesteld overeenkomstig het VBS met een intrinsieke PDCA-cyclus (zie kader).

Overzicht en duidelijkheid
Om de PDCA-cyclus te verankeren in het VBS, zijn, samen met het voltallige MT van Zenith, plannen en acties geformuleerd welke leiden tot een verdere verbetering van de veiligheidsperformance binnen Zenith. Op basis daarvan is het Pbzo-document herzien en eveneens ‘LEAN & MEAN’, maar bovenal herkenbaarder gemaakt voor de organisatie. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een overzichtelijk veiligheidsbeheerssysteem.

 “Dit werd eveneens als positief opgemerkt tijdens de Brzo-inspectie”.

Eenduidige verantwoordelijkheden
Ten behoeve van de directiebeoordeling is er een format opgesteld, dat door elk MT-lid (proces-/afdelingsverantwoordelijke) werd ingevuld. De verantwoordelijke geeft hiermee een oordeel omtrent de performance en komt, waar nodig, met verbetervoorstellen.
Het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid om de PDCA-cyclus te doorlopen, wordt hiermee zeker gesteld.
Nora Pitz: “De uitwerking van de directiebeoordeling in een format dat aansluit bij het uitgewerkte veiligheidsbeheersysteem, maakt de koppeling duidelijk, de PDCA-cyclus kan worden gesloten en het VBS wordt uiteindelijk een bruikbaar instrument.”

Vervolg: Veiligheidsrapport
Het bestaande veiligheidsrapport van de inrichting zal eveneens worden herzien, zodat het logisch aansluit op het VBS en herkenbaar is voor de organisatie.

“Uiteindelijk komt het neer op uitvoering. Het was verfrissend en verhelderend om samen met KWA te komen tot een praktische en pragmatische uitwerking van het veiligheidsbeheerssysteem,” volgens Nora Pitz.

NTA 8620, Nut of noodzaak
Bedrijven die vallen onder het Besluit Risico Zware Ongevallen (Brzo 2015) zijn verplicht een veiligheidsbeheerssysteem (VBS) in te voeren. De NTA 8620 is een beschrijving van een veiligheidsmanagementsysteem voor Brzo-bedrijven, en kent een identieke structuur van andere managementsystemen (ISO 14001; ISO 9001 en ISO 45001), welke zijn opgebouwd volgens de bekende Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA).

De NTA 8620 is geen verplichting, echter de vergelijkbare opbouw met de bovengenoemde managementsystemen kan integratie hierin bevorderen (bron: SCCM).
Bij het tot stand komen van deze NTA 8620 was er sprake van dat deze richtlijn tot een verplichting zou leiden en mogelijk tot een beperking van de handhavingslast en inspecties bij NTA 8620-gecertificeerde Brzo-bedrijven.

Het is niet aannemelijk dat de overheid deze koers gaat volgen. Uit recente voorvallen is de ‘waarde’ van certificering in een ander daglicht komen te staan.
Met de gewijzigde normen (HLS-structuur) is eveneens de NTA 8620 als richtlijn aangepast.
De nieuwe normonderdelen ‘Contextanalyse’ en ‘Stakeholderanalyse’ in relatie tot Brzo maken hier onderdeel van uit, terwijl de invulling hiervan evident is.
Het is twijfelachtig in welke mate de vernieuwde NTA 8620 daadwerkelijk waarde toevoegt aan bestaande veiligheidsmanagementsystemen. Maak het u eenvoudiger en “Bezint eer gij begint….“

Bekijk ook: